Eine gute Kommunikation ist essentiell für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsbeteiligung bei Großprojekten. Die Herausforderung hierbei liegt darin, zahlreiche und mitunter komplexe Informationen an eine Vielzahl von Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Kenntnissen und Meinungen zu bringen.
Einzelgespräche sind für eine Öffentlichkeitsbeteiligung kaum ausreichend. Es gilt Kommunikationswege zu nutzen, die sowohl viele Menschen erreichen als auch einen Austausch untereinander ermöglichen.
Der Informationsabend
Bei diesem Format werden je nach erwarteter Teilnehmerzahl größere Wirtshäuser bis hin zu Turnhallen genutzt. Projektierer und –beteiligte stellen das Projekt sowie u. U. kritische Punkte gegenüber den Teilnehmenden vor. Im Anschluss erhalten die Teilnehmenden die Möglichkeit Fragen an die Expertinnen und Experten zu richten. So wird annähernd ein bilaterales Gespräch ermöglicht, das jedoch von allen Anwesenden mitverfolgt werden kann.
Wird dieses Format gewählt, ist darauf zu achten, dass die Bewerbung mit ausreichend Vorlauf erfolgt und der Termin sich möglichst in Einklang mit den regulären Arbeitszeiten bringen lässt. Vor Ort sollte der Aufenthalt so angenehm wie möglich gestaltet sein. Hilfreich sind hierbei ausreichend Sitzplätze sowie der Zugang zu Snacks und Getränken.
Für die Veranstaltungsleitung ist ein neutraler Moderator unverzichtbar. Erfahrene Moderatoren im Zusammenhang mit Energieprojekten finden Sie z. B. im Mediatorenpool des Kompetenzzentrums Naturschutz und Energiewende KNE. Der Einhaltung des zeitlichen Rahmens kommt eine besondere Bedeutung zu. Die Beiträge der Referierenden sollten möglichst prägnant die wesentlichsten Punkte nennen, um im Anschluss den Teilnehmenden genug Zeit einzuräumen ihre Fragen an die Expertinnen und Experten zu richten. Damit Beiträge jeglicher Art für alle Anwesenden gut zu hören sind, empfiehlt sich der Einsatz von Mikrofonen. Insgesamt eignet sich dieses Format, um eine große Anzahl an Menschen zu erreichen, wesentliche Projektinformationen zu vermitteln und Fragen zu beantworten. Gerade bei emotional beladenen Projekten kann die hohe Anzahl an Menschen jedoch dazu führen, dass die Stimmung kippt und ein sachlicher Austausch kaum noch möglich ist. Um dies zu vermeiden, ist es daher umso wichtiger mit der Einladung viele Menschen und somit auch Meinungen und Erfahrungen zum Informationsabend zu bringen.
Der Marktstand
Dieser Stand bietet keine Waren feil sondern Informationen zum geplanten Projekt. Wie ein regulärer Marktstand auch, ist er zu den gleichen Zeiten und Orten aufgestellt wie herkömmliche Stände. Ausgestattet ist er mit Informationsmaterialien, die Interessierten zur Verfügung gestellt werden können. Die Standbesetzung steht zudem Besuchern für Fragen zur Verfügung. Wichtig bei der Standgestaltung ist, dass er nicht im „Marktgetümmel“ untergeht. Es sollte daher darauf geachtet werden, dass die Standgestaltung deutlich macht, wer Sie sind und was Sie zu bieten haben. Um die Fragen der Standbesucher bestmöglich zu beantworten und Informationsmaterialien auszuhändigen, empfiehlt es zudem mit wenigstens zwei Personen den Stand zu besetzen.
Stadtratssitzung
Im Zuge von Stadtratssitzungen wird regelmäßig über Projekte und deren Für und Wider in Städten, Gemeinden und Regionen gesprochen. Abweichend von der üblichen Zusammensetzung solch einer Sitzung können zudem Vertreter des Projektes, Kritiker, Experten, z. B. zum Thema Artenschutz, Schall etc., hinzugezogen werden. Ein großer Vorteil dieses Formats sind die Verhaltensregeln, die den Rahmen für die Sitzung geben. Diese erlaubt es, dass sich jeder bei Bedarf zu Wort melden und seine Ansichten kund tun kann. Zudem erlaubt dieser Rahmen eine Protokollierung des Gesagten. Somit wird sichergestellt, dass getroffene Aussagen auch im Nachgang nicht widerrufen werden können.